Sejarah
Paperless office adalah slogan , dimaksudkan untuk mendeskripsikan kantor masa depan. Ide dasarnya adalah bahwa otomatisasi akan mengurangi pemakaian kertas kantor yang berlebihan untuk tugas-tugas rutin seperti pencatatan dan pembukuan. Ide ini datang dan menjadi terkenal dengan diperkenalkannya komputer pribadi. Sementara prediksi PC pada setiap meja itu sangat terus meningkat, sedangkan paperless office sebaliknya. Peningkatan teknologi printer dan mesin fotokopi telah mempermudah untuk mereproduksi dokumen dalam jumlah besar, pengolah kata memiliki pekerjaan mengurangi beban kerja sekretaris yang terlibat dalam penulisan dokumen tersebut, kemudahan berkomunikasi melalui email telah meningkatkan jumlah dokumen yang di cetak dan hasilnya adalah peningkatan penggunaan kertas.
Sebuah perkiraan awal paperless office dibuat dalam sebuah artikel Week Bisnis pada tahun 1975.
Dampak komputer
Bertentangan dengan prediksi dari kantor tanpa kertas, pengenalan komputer meningkatkan penggunaan kertas, dengan menggunakan kertas kantor di seluruh dunia lebih dari dua kali lipat, ini telah dikaitkan dengan kemudahan peningkatan produksi dokumen. daripada mengetik ulang jenis dokumen yang sama, lebih mudah mencetak beberapa salinan, email ke seseorang, yang kemudian mencetak salinan, mencetak halaman web, dan sebagainya. Namun, sejak sekitar 2000, menggunakan kertas kantor global telah mengalami penurunan, yang telah dihubungkan ke sebuah pergeseran generasi, orang-orang muda yang cenderung kurang untuk mencetak dokumen, dan lebih cenderung membacanya di layar .
paperless office versus tradisional.
Sebuah kantor tradisional terdiri dari sistem pengarsipan berbasis kertas, yang mungkin telah memasukkan lemari arsip, folder, rak, sistem microfiche, dan lemari gambar, yang semuanya mengambil ruang cukup besar, membutuhkan pemeliharaan dan peralatan.
Sementara itu, kantor tanpa kertas hanya bisa terdiri dari sebuah meja, kursi, dan komputer (dengan jumlah sederhana penyimpanan lokal atau jaringan), dan pengguna bisa menggunakan dan menyimpan semua informasi dalam bentuk digital, termasuk pengenalan suara dan sintesis pidato.
Tiga langkah mudah untuk memulai sebuah kantor paperless adalah untuk berpikir sebelum tinta, preview dokumen Anda, dan mencetak ke PDF.
Metafora dan filsafat
paperless kantor juga merupakan metafora untuk menggembar-gemborkan teknologi baru dalam hal 'modernitas' daripada kesesuaian untuk tujuan sebenarnya.
Kantor tanpa kertas juga dianggap sebagai filsafat yang mengarahkan kerja dengan jumlah minimal kertas, menggunakan proses dan sistem yang menghilangkan kebutuhan untuk kertas sama sekali dan untuk mengkonversi segala bentuk dokumentasi ke dalam bentuk digital. melalui otomatisasi.
Cara utama untuk menjadi paperless adalah untuk menggunakan sistem atau sekumpulan sistem yang bekerja sepenuhnya secara online dan tanpa perlu untuk mencetak kertas. Banyak contoh ini sudah digunakan oleh bisnis termasuk sistem keuangan yang menggantikan buku besar umum, database mengganti kartu indeks dan rolodexes, email menggantikan jenis-surat tertulis dan fax, internet menggantikan buku referensi (misalnya buku telepon, katalog vendor, ensiklopedi, dll.
Cara lain untuk menghilangkan kertas adalah dengan mengotomatisasi proses berbasis kertas yang mengandalkan pada bentuk, aplikasi dan survei untuk menangkap data. Metode ini disebut sebagai 'Enterprise Formulir Otomasi' dan biasanya dilakukan dengan menggunakan dokumen cetak-sempurna yang ada dalam format elektronik untuk memungkinkan untuk pre-mengisi data yang ada, menangkap data secara manual dimasukkan online oleh pengguna akhir, menyediakan metode aman untuk mengirimkan formulir data ke sistem pengolahan dan digital menandatangani dokumen-dokumen elektronik tanpa cetak.
Teknologi yang dapat digunakan dengan Enterprise Formulir Otomasi meliputi -
* Formulir Teknologi (misalnya Adobe PDF) - untuk membuat, menampilkan dan berinteraksi dengan dokumen dan bentuk-bentuk
* Enterprise Formulir Otomasi perangkat lunak - untuk mengintegrasikan bentuk dan data formulir dengan sistem pengolahan
* Database - yang digunakan untuk menangkap data dan pengolahan dokumen prefilling
* Workflow platform - digunakan untuk informasi rute, dokumen dan proses aliran langsung
* Tanda tangan digital solusi - yang digunakan oleh pengguna-akhir untuk menandatangani dokumen secara digital
* Web server - digunakan untuk host proses, disampaikan menerima data, menyimpan dan mengelola dokumen hak dokumen
Salah satu isu utama yang telah membuat perusahaan dari mengadopsi otomatisasi dokumen yang menangkap tanda tangan digital dengan cara biaya-efektif dan sesuai. Dengan E-Sign Act 2000 Kongres membuat hukum bahwa dokumen tidak dapat ditolak atas dasar suatu tanda tangan elektronik dan semua perusahaan harus menerima tanda tangan digital pada dokumen. Hari ini ada pilihan hemat biaya cukup tersedia, termasuk solusi yang tidak membutuhkan pengguna-akhir untuk membeli perangkat keras atau perangkat lunak. berbasis kertas digitalisasi
Aspek lain kunci dari filsafat kantor tanpa kertas adalah konversi dari dokumen kertas, foto, rencana teknik, microfiche dan semua sistem berbasis kertas lain untuk dokumen digital. Teknologi yang dapat digunakan adalah termasuk -
* Scanners
* Solusi Mail Digital
* Kecepatan scanner Tinggi - yang digunakan untuk memindai volume sangat besar kertas.
* Buku mesin fotokopi - digunakan untuk mengambil foto dan naskah buku besar.
* Wide format scanner - digunakan untuk memindai gambar teknik.
* Foto Scanners
* Negatif Scanners
* Microfiche scanner - digunakan untuk mengkonversi microfiche untuk dokumen digital.
* Laserfiche mengkonversi microfiche untuk dicari dan digital
* Digitalisasi surat pos - menyediakan akses online isi dipindai.
* Fax ke PDF konversi
* Kantor pos Online - outsourcing pengelolaan bekicot mail
* Multifungsi printer
* Dokumen sistem manajemen
Setiap menggunakan perangkat lunak teknologi yang mengubah format raster tersebut (bitmap) ke bentuk lainnya tergantung pada kebutuhan. Umumnya, mereka melibatkan beberapa bentuk teknologi kompresi citra yang menghasilkan gambar raster yang lebih kecil atau penggunaan pengenalan karakter optik (OCR) untuk mengubah dokumen ke teks. Kombinasi dari OCR dan raster digunakan untuk mengaktifkan kemampuan pencarian tetap menjaga bentuk asli dari dokumen.
Masalah yang dihadapi oleh mereka yang ingin mengambil filsafat paperless untuk membatasi hukum hak cipta. Hukum-hukum ini membatasi transfer dokumen yang dilindungi oleh hak cipta dari satu medium ke lainnya, seperti buku mengkonversi ke format elektronik.
Sebuah langkah penting dalam konversi kertas-ke-digital adalah kebutuhan untuk label dan katalog dokumen yang dipindai. label tersebut memungkinkan dokumen yang dipindai akan dicari. Beberapa teknologi telah dikembangkan untuk melakukan hal ini, tetapi umumnya melibatkan baik manusia katalog atau pengindeksan otomatis pada dokumen OCR.
Namun, scanner dan perangkat lunak terus membaik, dengan kecil, scanner portabel yang dapat memindai dokumen A4-sisi dua kali lipat di sekitar 30-35ppm ke format raster (TIFF biasanya faks 4 atau PDF).
kesulitan dalam mengadaptasi kantor paperless
Mungkin ada biaya dan untuk sementara kerugian produktivitas terlibat ketika beradaptasi dengan konsep kantor tanpa kertas. peraturan pemerintah dan kebijakan bisnis ini juga dapat memperlambat adopsi.
Bisnis harus mengatasi kesulitan teknologi seperti komparatif format file, umur panjang dokumen digital, stabilitas sistem dan membuat karyawan yakin dan klien memiliki keterampilan teknologi yang diperlukan.
Paperless office adalah slogan , dimaksudkan untuk mendeskripsikan kantor masa depan. Ide dasarnya adalah bahwa otomatisasi akan mengurangi pemakaian kertas kantor yang berlebihan untuk tugas-tugas rutin seperti pencatatan dan pembukuan. Ide ini datang dan menjadi terkenal dengan diperkenalkannya komputer pribadi. Sementara prediksi PC pada setiap meja itu sangat terus meningkat, sedangkan paperless office sebaliknya. Peningkatan teknologi printer dan mesin fotokopi telah mempermudah untuk mereproduksi dokumen dalam jumlah besar, pengolah kata memiliki pekerjaan mengurangi beban kerja sekretaris yang terlibat dalam penulisan dokumen tersebut, kemudahan berkomunikasi melalui email telah meningkatkan jumlah dokumen yang di cetak dan hasilnya adalah peningkatan penggunaan kertas.
Sebuah perkiraan awal paperless office dibuat dalam sebuah artikel Week Bisnis pada tahun 1975.
Dampak komputer
Bertentangan dengan prediksi dari kantor tanpa kertas, pengenalan komputer meningkatkan penggunaan kertas, dengan menggunakan kertas kantor di seluruh dunia lebih dari dua kali lipat, ini telah dikaitkan dengan kemudahan peningkatan produksi dokumen. daripada mengetik ulang jenis dokumen yang sama, lebih mudah mencetak beberapa salinan, email ke seseorang, yang kemudian mencetak salinan, mencetak halaman web, dan sebagainya. Namun, sejak sekitar 2000, menggunakan kertas kantor global telah mengalami penurunan, yang telah dihubungkan ke sebuah pergeseran generasi, orang-orang muda yang cenderung kurang untuk mencetak dokumen, dan lebih cenderung membacanya di layar .
paperless office versus tradisional.
Sebuah kantor tradisional terdiri dari sistem pengarsipan berbasis kertas, yang mungkin telah memasukkan lemari arsip, folder, rak, sistem microfiche, dan lemari gambar, yang semuanya mengambil ruang cukup besar, membutuhkan pemeliharaan dan peralatan.
Sementara itu, kantor tanpa kertas hanya bisa terdiri dari sebuah meja, kursi, dan komputer (dengan jumlah sederhana penyimpanan lokal atau jaringan), dan pengguna bisa menggunakan dan menyimpan semua informasi dalam bentuk digital, termasuk pengenalan suara dan sintesis pidato.
Tiga langkah mudah untuk memulai sebuah kantor paperless adalah untuk berpikir sebelum tinta, preview dokumen Anda, dan mencetak ke PDF.
Metafora dan filsafat
paperless kantor juga merupakan metafora untuk menggembar-gemborkan teknologi baru dalam hal 'modernitas' daripada kesesuaian untuk tujuan sebenarnya.
Kantor tanpa kertas juga dianggap sebagai filsafat yang mengarahkan kerja dengan jumlah minimal kertas, menggunakan proses dan sistem yang menghilangkan kebutuhan untuk kertas sama sekali dan untuk mengkonversi segala bentuk dokumentasi ke dalam bentuk digital. melalui otomatisasi.
Cara utama untuk menjadi paperless adalah untuk menggunakan sistem atau sekumpulan sistem yang bekerja sepenuhnya secara online dan tanpa perlu untuk mencetak kertas. Banyak contoh ini sudah digunakan oleh bisnis termasuk sistem keuangan yang menggantikan buku besar umum, database mengganti kartu indeks dan rolodexes, email menggantikan jenis-surat tertulis dan fax, internet menggantikan buku referensi (misalnya buku telepon, katalog vendor, ensiklopedi, dll.
Cara lain untuk menghilangkan kertas adalah dengan mengotomatisasi proses berbasis kertas yang mengandalkan pada bentuk, aplikasi dan survei untuk menangkap data. Metode ini disebut sebagai 'Enterprise Formulir Otomasi' dan biasanya dilakukan dengan menggunakan dokumen cetak-sempurna yang ada dalam format elektronik untuk memungkinkan untuk pre-mengisi data yang ada, menangkap data secara manual dimasukkan online oleh pengguna akhir, menyediakan metode aman untuk mengirimkan formulir data ke sistem pengolahan dan digital menandatangani dokumen-dokumen elektronik tanpa cetak.
Teknologi yang dapat digunakan dengan Enterprise Formulir Otomasi meliputi -
* Formulir Teknologi (misalnya Adobe PDF) - untuk membuat, menampilkan dan berinteraksi dengan dokumen dan bentuk-bentuk
* Enterprise Formulir Otomasi perangkat lunak - untuk mengintegrasikan bentuk dan data formulir dengan sistem pengolahan
* Database - yang digunakan untuk menangkap data dan pengolahan dokumen prefilling
* Workflow platform - digunakan untuk informasi rute, dokumen dan proses aliran langsung
* Tanda tangan digital solusi - yang digunakan oleh pengguna-akhir untuk menandatangani dokumen secara digital
* Web server - digunakan untuk host proses, disampaikan menerima data, menyimpan dan mengelola dokumen hak dokumen
Salah satu isu utama yang telah membuat perusahaan dari mengadopsi otomatisasi dokumen yang menangkap tanda tangan digital dengan cara biaya-efektif dan sesuai. Dengan E-Sign Act 2000 Kongres membuat hukum bahwa dokumen tidak dapat ditolak atas dasar suatu tanda tangan elektronik dan semua perusahaan harus menerima tanda tangan digital pada dokumen. Hari ini ada pilihan hemat biaya cukup tersedia, termasuk solusi yang tidak membutuhkan pengguna-akhir untuk membeli perangkat keras atau perangkat lunak. berbasis kertas digitalisasi
Aspek lain kunci dari filsafat kantor tanpa kertas adalah konversi dari dokumen kertas, foto, rencana teknik, microfiche dan semua sistem berbasis kertas lain untuk dokumen digital. Teknologi yang dapat digunakan adalah termasuk -
* Scanners
* Solusi Mail Digital
* Kecepatan scanner Tinggi - yang digunakan untuk memindai volume sangat besar kertas.
* Buku mesin fotokopi - digunakan untuk mengambil foto dan naskah buku besar.
* Wide format scanner - digunakan untuk memindai gambar teknik.
* Foto Scanners
* Negatif Scanners
* Microfiche scanner - digunakan untuk mengkonversi microfiche untuk dokumen digital.
* Laserfiche mengkonversi microfiche untuk dicari dan digital
* Digitalisasi surat pos - menyediakan akses online isi dipindai.
* Fax ke PDF konversi
* Kantor pos Online - outsourcing pengelolaan bekicot mail
* Multifungsi printer
* Dokumen sistem manajemen
Setiap menggunakan perangkat lunak teknologi yang mengubah format raster tersebut (bitmap) ke bentuk lainnya tergantung pada kebutuhan. Umumnya, mereka melibatkan beberapa bentuk teknologi kompresi citra yang menghasilkan gambar raster yang lebih kecil atau penggunaan pengenalan karakter optik (OCR) untuk mengubah dokumen ke teks. Kombinasi dari OCR dan raster digunakan untuk mengaktifkan kemampuan pencarian tetap menjaga bentuk asli dari dokumen.
Masalah yang dihadapi oleh mereka yang ingin mengambil filsafat paperless untuk membatasi hukum hak cipta. Hukum-hukum ini membatasi transfer dokumen yang dilindungi oleh hak cipta dari satu medium ke lainnya, seperti buku mengkonversi ke format elektronik.
Sebuah langkah penting dalam konversi kertas-ke-digital adalah kebutuhan untuk label dan katalog dokumen yang dipindai. label tersebut memungkinkan dokumen yang dipindai akan dicari. Beberapa teknologi telah dikembangkan untuk melakukan hal ini, tetapi umumnya melibatkan baik manusia katalog atau pengindeksan otomatis pada dokumen OCR.
Namun, scanner dan perangkat lunak terus membaik, dengan kecil, scanner portabel yang dapat memindai dokumen A4-sisi dua kali lipat di sekitar 30-35ppm ke format raster (TIFF biasanya faks 4 atau PDF).
kesulitan dalam mengadaptasi kantor paperless
Mungkin ada biaya dan untuk sementara kerugian produktivitas terlibat ketika beradaptasi dengan konsep kantor tanpa kertas. peraturan pemerintah dan kebijakan bisnis ini juga dapat memperlambat adopsi.
Bisnis harus mengatasi kesulitan teknologi seperti komparatif format file, umur panjang dokumen digital, stabilitas sistem dan membuat karyawan yakin dan klien memiliki keterampilan teknologi yang diperlukan.