Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik di kantor imigrasi

0


PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK di kantor imigrasi 
Jakarta, 13 Desember 2007 
Direktorat Jenderal Imigrasi
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Ditjen Imigrasi 
DITJEN
IMIGRASI 
FUNGSI 
  • Penyiapan perumusan kebijakan Departemen di bidang keimigrasian;
  • Pelaksanaan kebijakan di bidang keimigrasian
  • Perumusan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang keimigrasian;
  • Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi;
  • Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal.
 
  • Melakukan pemeriksaan keimigrasian terhadap setiap orang yang masuk atau keluar wilayah Republik Indonesia.
  • Melakukan pengawasan terhadap orang asing (keberadaan dan kegiatan)
  • Menerbitkan Paspor Republik Indonesia.
  • Memberikan visa dan izin tinggal.
 
Merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang keimigrasian
(Dokumen perjalanan, visa dan fasilitas, izin tinggal dan status, intelijen, penyidikan dan penindakan, lintas batas dan kerjasama luar negeri serta sistem informasi keimigrasian) 
TUGAS POKOK 
KEWENANGAN
Direktorat Jenderal Imigrasi  
DB
Imigrasi 
Kondisi Saat Ini 
  • Setiap Kanim/ TPI/PPLB memiliki sistem dan aplikasi masing-masing, sekalipun berdasarkan kebijakan yang sama;
  • Sistem pengiriman data transaksi pelayanan keimigrasian dan laporan secara manual;
  • Tidak ada integrasi antara sistem di Kanim/TPI/ PPLB dengan kantor Pusat Ditjenim;
  • Tidak dilakukan monitoring/pengawasan langsung dari Pusat
 
TPI A 
TPI B 
Kantor
Pusat 
Kanwil 
Kanim 
Unit
Khusus 
Kanim 
PPLB A 
PPLB B 
Jaringan e-Office
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Program Peningkatan Pelayanan Publik Keimigrasian (Jangka Pendek) 
        • Kantor Imigrasi Percontohan:
          • Kantor Imigrasi Batam (1995, 1996, 1997)
          • Kantor Imigrasi Jakarta Barat (1997, 2006)
          • Kantor Imigrasi Surabaya (Rencana ISO 9001:9002)
      • Transparansi
        • Daftar Tarif Pelayanan Yang Jelas
        • Persyaratan Permohonan (Dokumen & Alur Permohonan)
        • Waktu Penyelesaian
        • Papan Petunjuk , contoh : Running Text, Papan Informasi
        • Kotak Pengaduan & Publikasi Janji Pelayanan
      • Fasilitas Ruang Pelayanan Yang Memadai
        • Sistem Antrian
Direktorat Jenderal Imigrasi  
KANTOR IMIGRASI JAKARTA BARAT 
Contoh peningkatan kualitas layanan Kantor Imigrasi 
Kantor Imigrasi Percontohan
Direktorat Jenderal Imigrasi  
    1. MEDIA INFORMASI
    a. Media Touch Screen
    b. Piket Informasi
    c. Petunjuk Prosedur, Alur Berkas, dan Biaya 
    2. MEDIA PENGUMPULAN ASPIRASI MASYARAKAT
    a. Media Layanan Pengaduan Via SMS
    b. Meja Layanan Pengaduan
    c. Kotak Saran Dan Formulir Angket
    d. Pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat 
    3. SISTEM ANTRIAN
    a. Antrian Pemohon
    b. Antrian Berkas 
APLIKASI MANAJEMEN PELAYANAN KEIMIGRASIAN
Direktorat Jenderal Imigrasi  
4. SISTEM PELAYANAN
    a. Penyatuan Area Kerja / Sistem Satu Atap
    b. Pengaturan Waktu Kedatangan Pemohon
    c. Kepastian Waktu Penyelesaian
    d. Sistem Ban Berjalan dan Satu Pintu
    e. Barcode Reader Untuk Pengecekan Berkas
    f. LAN (Local Area NetWork)
    g. Dispensasi Pelayanan
    h. Fasilitas Pelayanan
    i. Tata Ruang
j. Aspek Security
 
APLIKASI MANAJEMEN PELAYANAN KEIMIGRASIAN
Direktorat Jenderal Imigrasi  
MEDIA INFORMASI 
  • Fasilitas monitor touch screen, yang memberikan kemudahan dalam:
    • Memperoleh informasi pelayanan dan biaya yang ditentukan berdasarkan peraturan yang berlaku tanpa harus berhubungan dengan petugas atau pihak lain.
    • Memperoleh informasi tentang antrian yang sedang berjalan.
 
  • Menempatkan petugas piket informasi.
Untuk membantu memberikan informasi kepada pemohon dan menyampaikan hal hal yang perlu diketahui dalam pelayanan, seperti dispensasi pelayanan,dll. 
  • Petunjuk Prosedur, Alur dan Biaya
Merupakan petunjuk tentang prosedur, alur dan biaya keimigrasian yang ditampilkan dalam bentuk banner yang ditempatkan pada ruang tunggu pelayanan. 
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Memberikan sarana kepada publik untuk menyampaikan pengaduan, kritik, keluhan, saran dan dukungan, penatausahaannya mengacu pada KEPMENPAN No.148/M.PAN/5/2003 tentang pedoman umum penanganan pengaduan masyarakat.
a.  Media Layanan Pengaduan Via SMS 0888300303.
Merupakan media yang sangat mudah dan dekat dengan semua  lapisan masyarakat pemohon jasa keimigrasian.
b.  Meja Layanan Pengaduan.
     Menempat pegawai yang secara aktif bertugas menampung dan  menyelesaian setiap permasalahan yang mungkin timbul dalam  pelayanan
  • Kotak Saran dan Formulir Angket
Pemohon diberikan formulir untuk memberikan kritik atau saran yang di masukan kedalam kotak saran.
d. Pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat
     Mengacu pada KEPMENPAN No. 25/M.PAN/02/2004 tentang pedoman penyusunan indeks kepuasan masyarakat unit pelayanan instansi pemerintah


 
MEDIA PENGUMPULAN ASIRASI MASYARAKAT
Direktorat Jenderal Imigrasi  
SISTEM ANTRIAN  
a. Antrian Pemohon
    • Modul pencetakan nomor antrian, menggunakan printer khusus untuk mencetak nomor antrian secara berurutan
    • Modul pemanggilan nomor antrian, mengunakan program komputer yang otomatis memanggil nomor antrian secara berurutan.
    • Modul tampilan nomor antrian, menggunakan monitor dan display elektronik di ruang tunggu untuk memudahkan pemohon dalam mengamati dan mengikuti urutan antrian.
    b. Antrian Berkas
    Dilakukan untuk menjamin penyelesaian pemeriksaan berkas secara berurutan dengan membuat buku ekspedisi yang dibagi per sepuluh berkas.
    Contoh : buku 1 untuk nomor urut 1 s/d 10, buku 2 untuk nomor urut  11 s/d 20, dan seterusnya, sehingga setiap meja yang dilewati bekerja berdasarkan nomor urut tersebut, serta  menyediakan buku VIP, bagi pemohon yang memerlukan pelayanan khusus.
    Hal ini dilakukan agar berkas tidak diselesaikan berdasarkan diskresi petugas.
Direktorat Jenderal Imigrasi  
  • Penyatuan Area Kerja / Sistem Satu Atap
  • Menempatkan petugas dan peralatan dari tiap-tiap seksi yang berkaitan dengan pelayanan paspor pada satu area kerja, sehingga proses pemeriksaan berkas dilakukan pada satu area.
  • Berkas permohonan hanya bergerak dalam satu area kerja sehingga memudahkan pengawasan dan mempersingkat waktu dalam pemeriksaan.
b. Pengaturan Waktu Kedatangan Pemohon
1. Melakukan pengaturan dan penetapan waktu kedatangan pemohon saat wawancara, penandatanganan paspor, foto biometrik, dan pengambilan sidik jari dengan membagi 2 (dua) periode waktu kedatangan, yaitu :
    - Pkl. 08.00 s/d 12.00 WIB
    - Pkl. 12.00 s/d 16.00 WIB
2. Tujuan untuk mengatur arus kedatangan sehingga tidak terjadi penumpukan antrian.
c. Kepastian Waktu Penyelesaian
1.  Menyediakan spanduk yang memuat informasi bahwa waktu penyelesaian permohonan paspor adalah 5 (lima) hari kerja.
2.  Menyediakan informasi dalam media touch screen mengenai prosedur pelayanan dalam satuan hari kerja sehingga pemohon dapat memahami waktu penyelesaian permohonan paspor.


 
SISTEM PELAYANAN
Direktorat Jenderal Imigrasi  
  • Sistem Ban Berjalan dan Satu Pintu
  • Proses penyelesaian pemeriksaan berkas dilakukan dengan sistem ban berjalan.
  • Penyerahan berkas dan pengambilan berkas untuk proses selanjutnya dilakukan pada loket yang sama.
e. Barcode Reader Untuk Pengecekan Berkas
Berkas yang telah diterima oleh loket permohonan dapat dicek dengan Barcode Reader yang ditempatkan pada media informasi touch screen
  • Local Area Network (LAN)
  • Proses pemeriksaan berkas dari satu bagian ke bagian lain dilakukan dengan menggunakan komputer  dengan sistem  LAN.
  • Rangkaian pemeriksaan tersebut harus dilakukan secara berurutan dan tidak boleh diabaikan.
  • Ekspedisi pengiriman berkas dari satu seksi ke seksi lainnya dilakukan dengan menggunakan komputer.
  • Ekspedisi dengan komputer tersebut memudahkan pengawasan dan mempersingkat waktu dalam proses pemeriksaan berkas.




  SISTEM PELAYANAN
Direktorat Jenderal Imigrasi  
  • Dispensasi Pelayanan
Dispensi pelayanan diberikan pada pemohon dalam kategori terbatas dan terkontrol yang diberikan kepada Balita, Manula, Penyandang Cacat, Wanita Hamil serta kepada Pejabat negara dan lainnya yang termasuk dalam kategori V V I P/ VIP.
h. Fasilitas Pelayanan,diberikan dalam bentuk :
     - Ruang Tunggu AC dan Bebas Rokok
     - Ruang Menyusui
     - Selasar untuk Kursi Roda



 
SISTEM PELAYANAN
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Program Peningkatan Pelayanan Publik Keimigrasian (2) 
  • Program Jangka Panjang
    • Membangun Jaringan Sistem Informasi Keimigrasian dan Penerbitan Laporan Statistik Pelayanan Keimigrasian Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
    Tujuan : - Meningkatkan Kualitas Pengolahan Data
    - Meningkatkan Kualitas Pelayanan dan Pengamanan Keimigrasian (didalam & diluar negeri) 
    • Standarisasi Pelayanan & Kode Etik
    • Peningkatan Kesejahteraan dan Profesionalisme Pegawai
      • Pemberian Insentif
      • Tambahan Pendapatan Sah Atas Pelayanan Khusus Yang Diberikan
Direktorat Jenderal Imigrasi  
SASARAN PENGEMBANGAN SISTEM 
  • Pelayanan keimigrasian yang lebih baik, cepat dan akurat
  • Pengawasan internal organisasi yang melekat
  • Efektifitas dalam pengawasan dan pengamanan keimigrasian
  • Menjawab tantangan perkembangan tehnologi di bidang informasi
  • Peningkatan kualitas dan produktivitas sumber daya manusia serta kinerja organisasi
  • Efisiensi dan efektifitas pengelolaan data Keimigrasian
  • Menunjang program pemerintah dalam pengembangan e-Government.
  • Penyelarasan sistem keimigrasian secara nasional, regional dan global
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Rencana Pengembangan SIMKIM 
Pembangunan
Platform 
Pengembangan
Lanjutan 
Implementasi
Akhir 
  • Memiliki sasaran yang jelas
  • Program yang berkelanjutan secara bertahap

  Perencanaan
Grand Design
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Sistem Keimigrasian 
  • Jaringan Komunikasi Imigrasi
    (Sistem Komunikasi data e-Office)
  • Pusat Data Keimigrasian
  • Sistem Perizinan
    (Visa, ITAS , ITAP, dll)
  • Sistem Penerbitan SPRI
    (e-Passport)
  • Sistem Perlintasan Orang
    (BCM pada TPI dan PPLB)
  • Sistem Keamanan dan Gakkum
(Intel, dikdak dan Rudenim)

 
Jaringan Komunikasi Imigrasi
Direktorat Jenderal Imigrasi  
IMPLEMENTASI E-OFFICE 
Aplikasi perkantoran yang mengganti proses
administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan komputer (LAN/WAN)
Direktorat Jenderal Imigrasi  
APLIKASI e-OFFICE 
  • Subtantif
    - Aplikasi Visa
    - Aplikasi Database Orang Asing
    - Aplikasi Izin Tinggal dan Status Keimigrasian 
  • Fasilitatif
    - Aplikasi Kepegawaian
    - Aplikasi Manajemen Keuangan
    - Aplikasi Manajemen Asset
    - Aplikasi Manajemen Dokumen dan Arsip
 - Aplikasi Sistem Statistik & Pelaporan
    - Aplikasi Tata Persuratan  
  • Pengembangan Website dan Portal Ditjen. Imigrasi
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Posisi E-Office
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Gelaran Jaringan Komunikasi
E-Office 
PASPOR 
CEKAL 
DITJEN 
INTELIJEN 
PENINDAKAN 
KERMADALUGRI 
AIM 
INTAL TUS 
VISA, 
103 
KANIM 
UNIT KHUSUS TKI 
1 
KANWIL 
33  
e-OFFICE 
IJIN MASUK 
FASILITATIF
(Budget, Personil, Logistik) 
Direktorat Jenderal Imigrasi  
Kendala Yang Dihadapi 
  • Mengubah Pola Prilaku Negatif
  • Peningkatan Kesejahteraan Belum Terealisasi
  • Anti Perubahan / Pro Kemapanan
  • Belum Jelasnya Mekanisme Reward & Punishment
    • Reward yang diberikan tidak menjadi kebanggan/motivasi
    • Prosedur Punishment tidak bersifat instant (kurang efektif)
  • Sistem Penggajian PNS dengan dasar 8 jam per hari dengan besaran yang tidak memadai, kurang memotivasi pegawai yang harus bekerja melebihi jam kerja, Misal : Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI), Pos Pemeriksaan Lintas Batas (PPLB), Pusat Data Keimigrasian (PUSDAKIM)
  • Kebutuhan nyata di lapangan tidak bisa didukung secara resmi/DIPA
Posting Komentar (0)
Lebih baru Lebih lama